Письмо о бронировании гостиницы образец. Шаблоны письма в отель (англ) - будет пополняться

Форма учетного документа 3-Г давно недействительна. Гостиницам разрешено использовать самостоятельно разработанный документ, содержащий обязательные реквизиты. Какой документ может подтвердить проживание командированного работника в гостинице?

Из разных гостиниц работники привозят документы различной формы, они не похожи на образец бланка 3-Г, который действовал согласно старым инструкциям. Но все они содержат обязательные реквизиты, которые регламентированы положением о бухгалтерском учете, предъявляемым к первичным документам. Перечень таких реквизитов регламентируется законодательством о ККТ, а не правилами бухгалтерского учета. Только тогда документ может служить оправдательной "первичкой".

Собственные бланки

Организация напомнила о ранее действующем бланке строгой отчетности, применяемом в качестве форм первичного учета для отечественных гостиниц. Однако форма учетного документа 3-Г, утвержденная Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121, уже давно недействительна. Применять ее разрешалось только до 1 декабря 2008 г.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 "О порядке осуществления и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники" бланки строгой отчетности в определенных видах услуг, оказываемых населению, утверждают федеральные органы исполнительной власти. В тех сферах услуг населению, где формы первичных документов не утверждаются при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, разрешено использовать самостоятельно разработанный документ . Какого-либо дополнительного утверждения на федеральном уровне формы такого документа при этом не требуется.

Обязательные реквизиты

Разумеется, разработанный бланк должен содержать обязательные реквизиты . В упомянутом выше порядке расчетов с населением без применения ККТ (Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359) перечень обязательных реквизитов бланков закреплен в п. 3.

В свою очередь, Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" обязывает применять в качестве оправдательных документов первичные учетные документы, составленные по унифицированным формам. И только, если унифицированных форм нет, разрешено применять собственные формы первички. Обязательные реквизиты для таких документов установлены в п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

Однако одно дело соблюдение законодательства о ККТ. Намного проблематичнее бывает обосновать затраты, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Сравним оба перечня обязательных реквизитов, опустив условия для ИП (см. таблицу).

Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ	Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359
наименование документа	наименование документа (шестизначный номер и серия)
наименование организации	Наименование организации; - организационно-правовая форма
	Место нахождения организации/ответственных лиц, имеющих право действовать без доверенности (директор, главный бухгалтер)
	ИНН организации
	вид услуги
измерители хозяйственной операции: - в натуральном выражении; - в денежном выражении	стоимость услуги в денежном выражении
	размер оплаты (наличные или с использованием платежной карты)
дата документа	дата документа
Наименование должностей лиц, оформивших документ; - личные подписи указанных лиц	Должность, Ф.И.О. лица, оформившего документ; - личная подпись указанного лица; - печать организации
	иные характерные реквизиты

Как видно, требований законодательства о ККТ к разработанным самостоятельно бланкам первичных документов намного больше, чем того требует законодательство о бухгалтерском учете. К примеру, обязательно указание ИНН организации и ее адреса.

Компания считала, что для целей бухгалтерского учета достаточно соблюдать тот минимум обязательных реквизитов для первичных документов, который закреплен в Законе о бухучете. Но в ходе налоговой проверки инспектор отказался учесть расходы в виде оплаты проживания в гостинице командированных сотрудников фирмы, так как документы не содержали всех реквизитов, положенных по нормам, предъявляемым при расчетах с населением без ККТ.

Несмотря на некоторую коллизию в данном вопросе, редакция поддерживает позицию финансистов. Действительно, Налоговый кодекс РФ не содержит указания на вид и форму документа, на основании которого можно принять в расходы проживание своего работника в командировке. Но документ строгой отчетности, который разрешено применять при расчетах по услугам с населением без ККТ, приравнен к кассовому чеку (п. 1 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359). Значит, именно такой документ является обязательным при расчетах с населением и служит оправдательным документом, свидетельствующем о совершении расхода.

В обычной жизни современного человека приходиться часто, а кому-то не очень, ездить в различные командировки. Останавливаться в различных гостиницах или отелях. И по приезду домой в родные стены своей компании или организации очень скрупулезно и волнительным моментом будет подтверждение проживание в гостинице или отеле, для возврата своих кровных. Чтобы бухгалтера вашей «конторы» спали спокойно и нервы ваши были целы, советую подготовиться к отчету основательно.

Для начала,еще перед отъездом в командировочный город, советую обзавестись Доверенностью и справкой-требованием из бухгалтерии о выдаче вам на руки счет фактуры или справки работы по УСН . Будьте внимательны, лучше проверить все на месте, чем потом доказывать свою правоту.

Доверенность должна быть составлена на ваше имя (без ошибок и описок), обязательно включать в себя

Полное название предприятия.
Юр.адрес (обязательно индекс, город, улица, дом).
ИНН и КПП компании.
Ну, теперь в путь. При регистрации или оформлении в гостинице вам должны выдать квитанцию или заключенный с вами договор,с точными данными:
Наименование гостиницы;
ФИО гостя, следовательно, Вас;
Номер комнаты или койко-места в номере (краткое описание «люкс, полулюкс, эконом, койко-место)
стоимость номера или койко- места в нем;

Естественно все без ошибок и описок. А на выезде не забудьте получить:

1.Кассовый чек.
2. Счет, обязательно с живой печатью отеля.
3. Счет фактуру.
Это при условии, что вы проживали в гостинице, работающей с НДС.
При работе гостиницы по Упрощенной Системе Налогообложения (без НДС), то нужно предоставить справку, о подтверждении работы по УСН (по требованию бухгалтерии, и при наличии доверенности, которые вы привезли с собой).

Также вы можете подтвердить свое проживание в гостинице
актом выполнения работ
договором на оказание услуг
прайс листом цен на услуги отеля

Если гостиница не имеет кассового аппарата, то вместо чека вам должны выдать бланк строгой отчетности с обязательными реквизитами:

Адрес действующего исполнительного органа юр. лица,
шестизначный номер и серия документа,
ИНН налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ.

Иностранные компании выдают документы: INVOICE или «PRO-FORMA-INVOICE», на русском это тот же СЧЕТ. А акты выполненных работ – по запросу (доверенность) без ограничений. Обязательно обзаведитесь этим актом, чтоб потом Валютный контроль банка, который и требует этот Акт (ссылаясь на валютное законодательство) т. к. счёт для них не является документом, к вам не «прицепился».

Итак, подытожим.

Для отчета о командировочных средствах сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию следующие документы:

1.Кассовый чек или бланк строгой отчетности.
2. Счет, подтвержденный печатью гостиницы.
3. Счет фактуру (если работают с НДС) или справку, о подтверждении работы по УСН
4. акт выполненных работ (если иностранный отель) или по желанию
5. прайс лист цен на услуги отеля (необязательно)
6. договор на оказание услуг (по возможности).

В случае если бухгалтерия сделает запрос о , то отель обязан предоставить его. А запрашивать бухгалтера любят по разному:
но чаще всего это телефонный звонок,
Для проверки подлинности документов, бухгалтер звонит в отель по номеру, который указан на счете. А регистратор проверяет, достоверность информации, и сообщает ему, где и когда сотрудник останавливался.

Просьба подтвердить бронирование

Dear Sir / Madame,

I would like to book a double / single room with your hotel for 2 persons (2 people).
The arrival date is ДАТА ПРИБЫТИЯ.

departure ДАТА ОТЪЕЗДА (Please include breakfast)

Please confirm my booking via fax/e-mail: НОМЕР ФАКСА ИЛИ EMAIL

Such a confirmation of the reservation made is a visa processing requirement in the embassy of ЗДЕСЬ УКАЗЫВАЕМ СТРАНУ, ГДЕ НАХОДИТСЯ ПОСОЛЬСТВО ВЕЛИКОБРИТАНИИ, В КОТОРОМ ВЫ ОФОРМЛЯЕТЕ ВИЗУ

Yours faithfully,

ПОДПИСЬ (ИМЯ И ФАМИЛИЯ)

ПИСЬМО С УВЕДОМЛЕНИЕМ О ПОЗДНЕМ/РАННЕМ ПРИБЫТИИ

Позднее прибытие:

Please be informed that it will be a late arrival. We plan to arrive at _____ o’clock p.m.
Please keep our room till that time.

Пожалуйста, имейте в виду, что мы приедем поздно. Планируемое время в ________ часов (вечера). (Укажите время исходя из 12-часового формата). Пожалуйста, оставьте за нами забронированный номер.

Если нужно раннее прибытие:

Please be informed that it will be an early arrival. We would like to check in at ______ o’clock a.m. Please inform us if it possible.

Пожалуйста, обратите внимание, что мы хотели бы заселиться в ______ часов (утра). Еслиэто возможно, пожалуйста, подтвердите.

письмо с просьбой ПРИСЛАТЬ ЦЕНУ НА ТРАНСФЕРЫ, предоставляемые отелем

Dear Sir/Madame,
I have made a reservation in your hotel for the name of:_______ (здесь ваше имя). Please send me price list for the transfer services (airport, etc.).

Thank you in advance,
Best regards,

Уважаемые господа,
Я забронировал номер в вашем отеле на имя......
Пожалуйста, пришлите мне цены на трансферы (в/из аэропорта и пр.).

Заранее признателен,
С уважением, .....

подтверждение трансфера АЭРОПОРТ-ОТЕЛЬ И ОБРАТНО

Thank you for your quick answer.
I confirm airport - hotel and hotel - airport transfers for 9 persons.
Date of arrival: (дата), flight number: (номер рейса), time of arrival: (время прилета), arrival hall of domestic (international) flights.

Спасибо за ваш быстрый ответ.
Я подтверждаю заказ трансфера на 9 человек, из аэропорта в отель и обратно.
Даты нашего прибытия _____, рейс номер______, время прилета________ зал прилета внутренних (международных) авиалиний.

Если нужно изменить даты бронирования

Напишите в первой части письма всю информацию по вашему бронирования (ваше имя, даты, типы номеров, количество человек и пр):

Dear Sir/Madam,
I have made a reservation in your hotel:
Guestname (пишите свое имя)
Room type (пишите тип своей комнаты, например:Two Bedroom Apartment – for 2 persons (Non-smoking Preference))
Arrival (дата прибытия)
Departure (дата выезда)
Total price - € (сумма)

а затем напишите фразу:

I need to change my reservation for the following dates: arrival (дата приезда), departure: (дата отъезда).
Please confirm my new reservation if the room is (rooms are – если комнат несколько) available for these dates.

Thank you in advance,
Best regards,
Ваше имя

Мне нужно поменять даты моего бронирования на следующие: дата приезда - ... дата отъезда. Пожалуйста, подтвердите бронирование на эти даты, если у вас есть свободные номера.

Служебная поездка требуется для решения насущных вопросов для фирмы работодателя. Поэтому компания при отправлении сотрудника в поездку возмещает ему расходы, в том числе за проживание. Часто наиболее удобным вариантом для сотрудника становится гостиница, расположенная близко к месту командировки.

Гостиница по окончании размещения клиента выдает отчетные документы для командировочных для подтверждения факта пребывания в отеле в определенные дни. Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440 указывает, что в случае, когда в отеле не применяется контрольно-кассовый расчет, размещающая сторона обязана оформлять бланк строгой отчетности, который разрабатывается самостоятельно. Данный бланк может носить любое название, например, ваучер или гостиничный чек.

По возвращению из командировки в бухгалтерию необходимо предоставить документы, выданные гостиницей, которые являются подтверждением размещения в ней. Для авансового отчета необходим также кассовый чек. Основные требования к форме, предоставленной гостиничным предприятием, следующие:

1. Бланк строгой отчетности в обязательном порядке должен содержать реквизиты: наименование документа, шестизначный номер и серию документа, полное наименование организации, предоставляющей услуги, адрес, ИНН организации и печать.
2. Необходимо, чтобы бланк строгой отчетности изготавливался типографским методом или формировался с использованием автоматизированных систем. Требования к системе: обязательная защита от несанкционированного доступа, идентификация и сохранение номера и серии бланка не менее 5 лет (Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Бланки, распечатанные на компьютере без использования автоматизированных систем, не будут приняты организацией в качестве подтверждающих.

Образец квитанции, подтверждающей проживание в гостинице

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации и в коммерческой одинаково производится на основании счета из гостиницы или счета и кассового чека.

Важно отметить, что в случае, когда командированный сотрудник предоставляет в свою организацию документ о проживании в гостинице, который не соответствует указанным требованиям, а организация учитывает данные расходы в отчетности при налогообложении, у ИФНС могут возникнуть претензии. В этом случае компания может отстоять свои расходы через суд. Для этого рекомендуем ознакомиться с Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 по делу № А52-3413/2009.

В ситуации, когда на предприятии гостиничного типа применяются контрольно-кассовые расчеты, в отчетность входит чек и счет или другая документация о проживании сотрудника в гостинице.

Если счета нет

Оплата проживания в гостинице в командировке при отсутствии подтверждающих документов производится на основании запроса на предприятие гостиничного типа для подтверждения факта проживания сотрудника в указанный период времени и получения справки.

Отметим, что в Москве данный запрос допускается для подтверждения расходов сотрудника, что подтверждается письмом УФНС по Москве и Московской области от 26.08.2014 № 16-15/084374. Справка в обязательном порядке должна иметь детализацию оказанных услуг и подтверждение оплаты. А у компании должны быть другая документация, подтверждающая командировку сотрудника, например приказ о командировке, проездные документы и т. д.

Оплата гостиницы в командировке на основании справки, полученной по запросу, может быть не принята налоговыми органами. Важно отметить, что п. 1 ст. 252 НК РФ допускает учет косвенного подтверждения расходов, поэтому компания может опротестовать решение налоговых органов.

Постановление Правительства РФ 1085 от 09.10.2015 утвердило новые Правила оказания гостиничных услуг. Данное постановление указывает на обязанность по выдаче бланка строгой отчетности или чека.

Также документы о проживании в гостинице могут отсутствовать в случае, когда компания снимает жилое помещение для размещения сотрудников на время командировки. В данном случае оплата помещения производится самим работодателем, поэтому оплата расходов и отчетные документы за проживание в квартире посуточно не предусмотрены.

Можно ли указывать в счете завтрак

В случае если затраты на завтрак указываются в счет отдельным пунктом, их не рекомендуется включать в расходы на проживание. Подпункт 12, п. 1, ст. 264 НК РФ указывает на то, что к затратам на размещение могут быть отнесены дополнительные услуги, за исключением обслуживания в барах и ресторанах, в номере, пользования рекреационно-оздоровительными объектами.

Также письмо Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263 разъясняет, что в случае выделения стоимости питания отдельным пунктом у сотрудника возникает доход в натуральной форме. По мнению Минфина, компенсация питания не относится к возмещению затрат на проживание, и поэтому может облагаться НДФЛ и страховыми выплатами.

В случае если завтрак не указан отдельным пунктом в счете из гостиницы, включать его в расходы чревато налоговыми рисками. Данная ситуация имеет разноречивые судебные прецеденты, поэтому налоговые органы могут начислить НДФЛ на указанную сумму. Страховые взносы в данном случае начислены быть не могут, на что указывают письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985

Другие гостиничные сервисы

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, дополнительные гостиничные услуги подлежат оплате, за исключением питания в барах и ресторанах и использования рекреационно-оздоровительных объектов. Наиболее часто используемой дополнительной услугой является бронирование номеров для сотрудников. В случае использования некоторых услуг может потребоваться доказательство их экономической целесообразности для возмещения расходов по ним.

Лимиты расходов

Компания вправе установить лимит расходов для своего командированного работника. Но не всегда есть возможность уложиться в указанную сумму, поэтому может возникнуть ситуация, когда сотрудником был превышен лимит выделенной суммы. В таком случае при превышении сотрудником лимита и предоставлении счета из гостиницы на полную стоимость расходов НДФЛ с него не удерживается (абзац 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Чтобы забронировать номер в отеле напрямую через отель с просьбой подтвердить бронирование через факс или электронную почту для посольства Великобритании, необходимо написать письмо администрации отеля следующего содержания:

Dear Sir / Madame,

I would like to book a double / single room with your hotel for 2 persons (2 people).
The arrival date is ЗДЕСЬ ПИШИМ ДАТУ ПРИБЫТИЯ,

departure А ЗДЕСЬ ДАТУ ОТЪЕЗДА (Please include breakfast)

Please confirm my booking via fax/e-mail: ЗДЕСЬ УКАЗЫВАЕМ НОМЕР ВАШЕГО ФАКСА ИЛИ ВАШ E-MAIL

Such a confirmation of the reservation made is a visa processing requirement in the embassy of ЗДЕСЬ УКАЗЫВАЕМ СТРАНУ, ГДЕ НАХОДИТСЯ ПОСОЛЬСТВО ВЕЛИКОБРИТАНИИ, В КОТОРОМ ВЫ ОФОРМЛЯЕТЕ ВИЗУ

Yours faithfully,

Оригинал письма на русском языке:

Уважаемые господа!

Я хотел (хотела) бы забронировать одноместный/двухместный номер в Вашем отеле для двоих человек.

Дата прибытия …

Отъезд … (включая завтрак)

Прошу подтвердить мой заказ через факс/электронную почту: …

Это нужно для посольства … в …

С наилучшими пожеланиями,

А вот образец письма с просьбой прислать подтверждение бронирования, которое осуществлялось с помощью сайта Booking.com:

Dear Sir / Madame,

I have booked a room in your hotel via booking.com for УКАЗАТЬ ИМЯ И ФАМИЛИЮ ПЕРВОГО ЧЕЛОВЕКА and УКАЗАТЬ ИМЯ И ФАМИЛИЮ ВТОРОГО ЧЕЛОВЕКА from ДАТА ПРИЕЗДА to ДАТА ОТЪЕЗДА. Could you, please send me a confirmation of my reservation with stamp and signature by fax УКАЗАТЬ НОМЕР ВАШЕГО ФАКСА? I have to present this confirmation to the Consular Dept. of the УКАЗАТЬ СТРАНУ ПОСОЛЬСТВА, КОТОРОЕ ВЫДАЕТ ВИЗЫ Embassy in УКАЗАТЬ ГОРОД И СТРАНУ, ГДЕ НАХОДИТСЯ ПОСОЛЬСТВО in order to obtain the entry visas. Please indicate 2 the both names in this reservation confirmation: УКАЗАТЬ ИМЯ И ФАМИЛИЮ 2-Х ЧЕЛОВЕК.

Yours faithfully

СТАВИМ ПОДПИСЬ (ИМЯ И ФАМИЛИЯ)

Еще один образец с запросом на свободные номера и их расценки:

Do you have a place for one night bet УКАЗАТЬ ДАТУ ПРИЕЗДА И ОТЪЕЗДА for 2 people?

What the price for room (all you rooms is beautiful) with double bed and bathroom?

СТАВИМ ПОДПИСЬ (ИМЯ И ФАМИЛИЯ)

А вот образец письма, если вам нужна скидка на номер в отеле, когда специальные цены не распространяются на необходимые даты:

I saw you have special offers. Maybe you can offer to us some nice price to?

Also if you could give me price for 3 night between УКАЗАТЬ ДАТУ ПРИЕЗДА И ОТЪЕЗДА.

I will be happy to pay at advance)

СТАВИМ ПОДПИСЬ (ИМЯ И ФАМИЛИЯ)

Ну, а если у гостиницы нет специальных цен, а скидку хочется, то можно написать так:

Me and my husband looking for nice place to stay for night 2 bet УКАЗАТЬ ДАТУ ПРИЕЗДА И ОТЪЕЗДА for 2 people? Do you have special offers? Maybe you can offer to us some nice price to?